1. Quem somos
A Lógica SD Soluções é responsável pelo desenvolvimento, manutenção técnica, hospedagem e operação tecnológica do DocsLoc, utilizado por administradoras de imóveis (“Administradora”), como a ADC Assessoria Contábil e Administração, para gerir locadores, locatários, imóveis, contratos, cobranças e repasses.
2. Abrangência desta Política
Esta Política aplica-se aos dados pessoais tratados por meio do DocsLoc, incluindo os de:
- usuários do sistema (colaboradores e administradores da Administradora);
- locadores (proprietários dos imóveis) e seus representantes legais;
- locatários (inquilinos) e fiadores;
- demais pessoas cujos dados constem de contratos, cobranças ou documentos da locação.
Abrange os dados informados diretamente, os cadastrados pela Administradora e os coletados automaticamente durante o uso do sistema.
3. Dados pessoais coletados
Tratamos dados pessoais estritamente relacionados à administração das locações, ao controle de cobranças e repasses, à segurança dos acessos e ao cumprimento de obrigações legais.
3.1 Dados informados pela Administradora ou pelo titular
| Titular | Dados | Finalidade principal |
|---|---|---|
| Usuários do sistema | Nome, e-mail, senha (armazenada de forma criptografada), perfil de acesso | Identificação, autenticação e controle de permissões |
| Locadores | Nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail, dados do representante legal, percentual de participação no imóvel, dados bancários e chave Pix para repasse | Gestão do contrato de administração, controle dos repasses e emissão de relatórios e informes |
| Locatários e fiadores | Nome, CPF ou CNPJ, documentos de identificação, endereço, telefone, e-mail e demais dados constantes do contrato de locação | Gestão do contrato de locação, emissão de cobranças e comunicação sobre pagamentos |
| Imóveis | Endereço, características, valores de aluguel e encargos, IPTU, códigos de consumo (energia, água, gás), seguro, vistoria, fotos e documentos | Identificação do imóvel, cálculo de cobranças e repasses e organização da administração |
3.2 Dados coletados automaticamente
| Categoria | Dados | Finalidade principal |
|---|---|---|
| Uso do sistema | Endereço IP, navegador (user agent), data e hora de acesso, login e logout, ações realizadas | Segurança, trilha de auditoria, prevenção a fraudes e suporte técnico |
3.3 Dados relacionados a cobranças, pagamentos e repasses
O sistema registra os dados necessários ao controle financeiro da administração, tais como valores, vencimentos, situação de pagamento, comissões, despesas, repasses e dados bancários de destino informados pela Administradora. O DocsLoc não recebe nem transfere valores; os pagamentos e repasses são feitos pela Administradora, fora do sistema, pelos meios que ela definir.
4. Arquivos e anexos armazenados
O sistema poderá armazenar, em servidor, arquivos enviados pelos usuários autorizados, como contratos, documentos de identificação, apólices de seguro, laudos de vistoria, fotos de imóveis, comprovantes e demais documentos da locação.
5. Finalidades do tratamento
- permitir login, autenticação e controle de acesso dos usuários;
- cadastrar e gerir locadores, locatários, fiadores, imóveis e contratos;
- emitir e controlar cobranças de aluguel e encargos e registrar pagamentos;
- calcular a comissão de administração e controlar os repasses aos locadores;
- enviar notificações por e-mail, como avisos de cobrança e comprovantes;
- gerar relatórios gerenciais, financeiros, de prestação de contas e informes;
- promover segurança, auditoria, rastreabilidade e prevenção a fraudes;
- atender obrigações legais, fiscais e contratuais e requisições válidas de autoridades;
- manter a estabilidade, a disponibilidade e a segurança técnica do sistema.
6. Bases legais aplicáveis
- execução de contrato e procedimentos preliminares (contratos de locação e de administração);
- cumprimento de obrigação legal ou regulatória, inclusive fiscal;
- exercício regular de direitos, inclusive em processos judiciais e administrativos;
- legítimo interesse, especialmente para segurança, prevenção a fraudes, auditoria e rastreabilidade;
- proteção do crédito, na cobrança de valores devidos;
- consentimento, quando exigido.
7. Cookies e armazenamento local
O sistema utiliza apenas os cookies e recursos de armazenamento necessários ao seu funcionamento. Não utilizamos cookies de publicidade.
| Tipo | Item | Finalidade |
|---|---|---|
| Cookie de sessão | PHPSESSID | Manter o usuário autenticado durante a sessão. É apagado ao sair do sistema ou ao fechar o navegador. |
| Armazenamento local | Dados temporários de formulários | Evitar a perda de informações durante o preenchimento de cadastros |
| Verificação de segurança | Google reCAPTCHA, quando habilitado na tela de login | Proteger o login contra acessos automatizados; o Google pode utilizar cookies próprios, conforme a sua política de privacidade |
8. Compartilhamento de dados
Os dados pessoais poderão ser compartilhados apenas quando necessário, adequado e legítimo, especialmente:
- com a Administradora contratante, controladora dos dados;
- com fornecedores essenciais à operação técnica, como hospedagem, banco de dados, envio de e-mails e consulta de CEP;
- com autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem válida.
Não comercializamos dados pessoais.
9. Retenção e descarte de dados
- dados de cadastro e de contratos poderão ser mantidos enquanto durar a relação de locação ou de administração e pelo prazo necessário ao cumprimento de obrigações legais e ao exercício regular de direitos;
- dados e registros de cobranças, pagamentos e repasses poderão ser mantidos pelos prazos exigidos pela legislação fiscal e contábil;
- registros de acesso e de auditoria são mantidos pelo prazo necessário à segurança e à comprovação das operações;
- após o encerramento da finalidade ou mediante solicitação válida, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou bloqueados, ressalvadas as hipóteses legais de retenção.
10. Segurança da informação
- uso de criptografia e protocolos seguros, como SSL/TLS, na transmissão dos dados;
- senhas dos usuários armazenadas de forma criptografada;
- credenciais de acesso ao banco de dados mantidas fora da área pública do servidor;
- controle de acesso lógico conforme perfis e permissões;
- registro de eventos relevantes de autenticação e uso.
11. Direitos dos titulares
Nos termos da LGPD, o titular pode exercer direitos como confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade quando aplicável, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento, quando aplicável.
Como a Administradora é, em regra, a controladora dos dados, as solicitações podem ser feitas diretamente a ela. Também podem ser encaminhadas para dpo@logicasd.com.br, e a Lógica SD Soluções as repassará à Administradora responsável quando for o caso. As solicitações serão respondidas no prazo legal aplicável.
12. Responsabilidades do usuário
- manter a confidencialidade do login e da senha;
- não compartilhar credenciais de acesso com terceiros;
- encerrar a sessão quando utilizar dispositivos compartilhados;
- informar imediatamente eventual suspeita de uso indevido ou fraude.
13. Transferência de dados
Os dados pessoais são tratados e armazenados preferencialmente em servidores localizados no Brasil. Eventual tratamento por fornecedores no exterior observará os requisitos da LGPD, com bases legais, mecanismos contratuais e níveis adequados de proteção.
14. Limitação de responsabilidade
A Lógica SD Soluções adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais compatíveis com a natureza do tratamento para proteger os dados pessoais tratados no sistema. Ainda assim, não será responsável por situações decorrentes de fatores fora de seu controle razoável, incluindo:
- uso indevido de credenciais de acesso por terceiros, quando não houver falha comprovada da plataforma;
- falhas de conexão, indisponibilidade do provedor de internet ou problemas no dispositivo do usuário;
- ações ilícitas praticadas por terceiros fora de seu ambiente de controle.
15. Alterações desta política
Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada a qualquer tempo para refletir melhorias e novos módulos do sistema e alterações legais, regulatórias, contratuais ou operacionais.